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古い戸籍が発行できない場合の対処法(廃棄証明書)

相続手続きを進める際、必ず必要になる書類があります。
それは「戸籍謄本」です。

相続の場面では相続人確定のため「出生~死亡」までの連続した戸籍が必要になります。

古い昔の戸籍を取得する際に「既に戸籍データが役所に存在せず戸籍を発行できない」というケースがあります。
このような場合はどのように対処すればよいのでしょうか?

このページでは「古い戸籍が発行できない場合の対処法(廃棄証明書)」について解説いたします。

遺産相続では出生~死亡までの連続した戸籍が必要

相続手続きを進める際には、戸籍謄本(改製原戸籍・除籍)が必ず必要になります。
相続人を確定し、誰に権利があるのかをハッキリさせるためです。

必要な戸籍の量に関しては「誰が相続人に該当するか」によって大きく異なります。

【子(第一順位)が相続人となる場合】
→故人の出生から死亡までの戸籍が必要です。

【兄弟姉妹(第三順位)が相続人となる場合】
→「故人の出生から死亡+両親の出生から死亡」の戸籍が必要です。

古い昔の戸籍が発行されないことは珍しくない!

上記で説明したように、既に亡くなっている人については「出生まで遡った戸籍」が必要です。
これは、古い昔の戸籍を取得することとなります。

役所に古い戸籍を請求したときに「もうデータが残っていないので請求いただいた戸籍は発行できません」と言われることがあります。
これは特段珍しいことではありません。

以下、このような場合の対処法について紹介いたします。

廃棄証明書を発行してもらいましょう

古い戸籍を発行できない場合には、役所からその旨の連絡が入ります。
(窓口申請→窓口で言われる。郵送申請→電話がくる。)

古い戸籍が発行できないと説明された場合は、その旨の証明書を役所に発行してもらいましょう。

データが古く廃棄されている場合には「廃棄証明書」という書類を取得します。

(今は、ほとんどの役所の方が「廃棄証明書を発行しますか?」と親切に聞いてくれます。役所の方の指示に従えばOKです。)

厳密には出生~死亡までの戸籍は揃わない

「廃棄証明書」を発行してもらうケースでは、その方の「出生から死亡までの戸籍」は揃いません。(一部分が欠けてしまう。)

しかし、これは役所の保存データの廃棄に伴う仕方のないことです。

実際に相続手続きをする際には、本来取得予定であった戸籍に代えて「廃棄証明書」を提出します。

廃棄証明を提出すれば問題ありません

古い戸籍データの廃棄は、当事者の皆さんの力ではどうしようもできない不可抗力です。

そのため、廃棄証明書を提出して「書類の不備を指摘される」ということは、ほとんどありません。

出生~死亡までの連続した戸籍が揃わなくても「廃棄証明書」の添付で手続きを進めることが可能ということをご理解ください。

廃棄証明を取得しない場合に考えられること

もし仮に廃棄証明書を取得しなかった場合を想定してみましょう。

この場合「出生~死亡まで」の一連の戸籍が揃っていません。
(欠けている期間があるということ。)

また、抜けている期間に関する証明資料(廃棄証明書)もありません。

その結果、「戸籍が不足しています。」と言われてしまい手続きがストップ(廃棄証明書を取り直す)という事態が考えられます。

二度手間にならないためにも、廃棄証明書については取得しておきましょう。

まとめ

ここまで「古い戸籍が発行できない場合の対応(廃棄証明書)」について解説いたしました。
昔の戸籍が出ない場合には廃棄証明書で対応可能ということを覚えていただき、この先の戸籍取得にお役立てください。

・戸籍データの廃棄により古い昔の戸籍が発行できない場合がある
・廃棄証明書を取得すれば大丈夫


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