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戸籍請求時の廃棄証明書とは?

相続手続きを行う際「戸籍謄本集め」は必須の作業です。
故人の出生~死亡」までの一連の戸籍謄本が必要になります。

役所に戸籍請求をした際

・古い昔の戸籍なのでデータが残っていません
・古い戸籍なので廃棄されています

と言われることがあります。

この場合はどのように対応すればよいのでしょうか?

このページでは「戸籍請求時の廃棄証明書」について解説いたします。

故人の出生から死亡までの戸籍謄本がいる

遺産相続の場面では「故人の出生から死亡まで」の連続した戸籍謄本が必要となります。

これは、

・相続人の確定作業
・各種手続きの際には戸籍謄本が必須

であるためです。

大半の手続きでは「戸籍謄本」の提出が必要となるため、戸籍謄本集めは「必須」の作業となります。

昔の戸籍謄本が必要になることも..

高齢の方の戸籍謄本ですと、かなり昔まで戸籍を遡らなければなりません。
そうなると、必然的に「昔の戸籍謄本」を請求することになります。

データが保存されていないことも..

昔の戸籍謄本(明治・大正時代発行)を請求する際によくあることとして、

・役所でデータをもう保存していない
・データを廃棄済みである

ということがあります。

これは決して珍しいことではありません。
では、どのように対応すればよいのでしょうか?

廃棄証明書を発行してもらう!

さて、このページの本題です。

このような場合に備えて「廃棄証明書」という書類があります。
役所の方に申し出て、廃棄証明書を1通交付してもらいましょう。

廃棄証明書とは?

廃棄証明書とは、その名のとおり

・戸籍謄本について
・廃棄済みであること

を証明する役所発行の書面です。

「請求していただいた○○の戸籍は廃棄済みです」印

というような書式の書類となります。

なぜ、廃棄証明書が必要なのか?

それでは、なぜ廃棄証明書という書類が必要なのでしょうか?
ここから「廃棄証明書を取得すべき理由」について解説いたします。

そもそも、故人の戸籍謄本については

・出生~死亡まで

の一連したものが必要となります。

これらの戸籍謄本を「法務局・金融機関」などに提出して相続手続きを行うのです。

廃棄されている戸籍あり=全ての戸籍が揃わない状態

廃棄済みの戸籍がある場合は「出生~死亡」の戸籍謄本のうち「空白期間」が生じることとなります。

戸籍謄本の種類・量については「不完全」な状態なのです。

戸籍の追加準備を求められる!

通常、このような状態で相続手続きを申請した場合

「戸籍の量が足りていないので追加で取得してください」
「戸籍謄本を取り直してください」

ということを言われてしまいます。

廃棄されていることの証明書類として提出

上記のような面倒なことを避けるために「戸籍謄本の廃棄証明書」は必要なのです。

戸籍の不備を指摘された場合でも、

・データが廃棄済みであることを説明
・廃棄証明書を提出

という対応により、相続手続きを滞りなく進めることが可能となります。

要するに、「戸籍の空白期間に対する説明(証明)」が必要なのです。
その用途に、各自治体発行の廃棄証明書を使用します。

有料・無料は市区町村により異なる

なお、廃棄証明書については

・有料
・無料

が自治体によって分かれます。
戸籍請求時に役所の担当者の方に確認するとよいでしょう。

なお、先ほど説明した理由から(有料であっても)廃棄証明書は取得しておくことをお勧めいたします。

まとめ

ここまで「戸籍請求と廃棄証明書」について解説いたしました。
廃棄証明書の必要性をご理解いただき、今後の相続手続きにお役立てください。

・昔の戸籍は廃棄されていることもある
・その場合は「廃棄証明書」を取得することで対処する
・戸籍データの廃棄により「戸籍の空白期間」が生じる
・その期間を説明する用途に廃棄証明は役立つ


・相続手続きフルサポートの内容&費用(日本みらいと司法書士事務所)

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